審査員座談会「ISO14001 事務局の審査」

その1〜事務局と管理責任者/事務局審査の時間/内部監査・マネジメントレビュー

2018/3/12up

日時:2017年9月19日(火) 14:00〜
※過去に実施した座談会の中から、お客様に役立ちそうなテーマについて掲載しています
出席者:審査員A(進行役)、審査員B、審査員C、審査員D

※本文中の用語について、下記のように表記します。
ISO14001(環境マネジメントシステム)=EMS
ISO9001(品質マネジメントシステム)=QMS

審査員A:
事務局の審査を行うにあたり、我々審査員がどういったところに着目して、どういう手順で審査を行うかという話題で本日は進めたいと思います。

1. 事務局と管理責任者


審査員A:
“事務局”と“管理責任者”とは別?
審査員C:
管理責任者グループ、つまり管理責任者を含む事務局。小さい会社だと、総務部が兼任している場合が多いんだよね。2015年版では「管理責任者」の定義がなくなって、管理責任者がいなくてもいいのかと聞かれることがあります。
審査員D:
管理の責任者はいるわけだから、私は「できればいたほうがいいですよ」と答えています。
審査員B:
管理責任者を既に決めているならわざわざなくす必要はないよね。EMSのほうは「箇条5.3で特定した役割および責任は管理責任者と呼ばれることもある個人に割り当てても、複数の人々で分担しても、またはトップマネジメントのメンバーに割り当ててもよい」と附属書に丁寧に書いてある。

2.事務局審査の時間


審査員A:
事務局の審査を最初にする場合と最後にする場合があると思いますが、どちらで行っていますか?それぞれの利点も併せて聞かせてください。
審査員C:
僕は大抵最後。1日で終わるような審査なら特に、最後に事務局の審査を持って来たいんだよね。トップマネジメントの審査を最初にして、次に各部門を見て、問題があったところを最後に管理責任者(事務局)の審査で確認してる。
審査員A:
そうすると何が分かるの。
審査員C:
後で全体的なマネジメントの整合性を確認するときに、全部のプロセスが分かった上で、トップマネジメントに近いところの人たちの話がもう一度確認できる。
審査員B:
僕は9割方最初に審査します。各部門審査の細部に入る前に全体構造を把握できるから。問題があったところはその日の所見で出しておいて、翌日の朝、事務局が所見について回答するときに確認する、という方法でカバーしてる。
審査員C:
いずれにしても、トップマネジメントの審査は最初にしますよね?
審査員B:
トップマネジメントは最初。
審査員C:
トップマネジメントの審査で最初にある程度の情報を得ておけば、詳細構造がマネジメントの言っていることと違った場合に、最後の事務局の審査で再確認しやすいと思うんだけど。
ただ、他の審査員に相談したら、事務局の審査は(最初と最後)両方やるのが一番いいんだと言われたことがある。
審査員A:
そうそう、審査の時間は限られているのが現実ですが、時間さえあればそれが一番。
事務局の審査にはどのくらい時間を取っていますか?
審査員C:
2時間ぐらい取ることはあるよ。
審査員D:
部門の審査と別日程だったら長くなる。午後全部とか。
審査員B:
事務局審査を綿密にやらないと、重要なところが押さえられないからね。法的要求に適合してるかどうかの証拠も全部見なくちゃいけないし。いずれにせよ、その施設に何があってどこの部署が何を持っているかという当たりを付けておかないと、後の審査に影響が出てしまうから。

3. 内部監査・マネジメントレビュー


審査員A:
内部監査、マネジメントレビューについては事務局の審査でまず聞きますよね。皆さんどういう観点で審査していますか。
審査員C:
目標管理ができているか。どういう報告になっているか。まずそこから僕は見てるね。
審査員B:
僕はマネジメントレビューがどういう位置付けなのか、年に1回しかやっていないのか、もっと頻繁にやっているのかという点。
あと、月度の何かしらのミーティングをマネジメントレビューにしているとか、マネジメントレビューの構造がどのようになっているのかということは聞きます。大体は年に1回やっていますというところが多い。
審査員A:
ではその内部監査の記録とかマネジメントレビューの記録を見て、具体的にどんな質問をしていますか。
審査員C:
僕は事務局の審査を最後に持ってくるケースが多いから、この話をするときは部門を見た後なんだよね。だから、自分が内部監査員だったら内部監査でどういう質問をするかということを考えながら審査してる。
業務の中で管理しなきゃいけない肝の部分をどう見ているかとか、維持管理の部分とか。
審査員A:
組織が決めたプログラムに従って維持管理が行われてるかどうかをきちんと内部監査されているか確認するということですね。
審査員D:
僕は最初に監査目的を確認する。
審査員C:
目的がほんとに明確に書いてある組織はまだ少ないんだけどな。
審査員D:
プログラムとの関連も出てくるから。
審査員A:
そこで不適合となるような場合は何を見て不適合とするんですか?
審査員D:
過去に近隣からクレームが来たとか、問題を起こしているのに監査されていない場合とかね。
審査員C:
あとは著しい環境側面の目標管理と維持管理の状況だね。プログラムに書いてあって、活動することになっているけど、決めた活動が実際にされているのかどうか。
審査員B:
僕は不適合があったとき、その次に現場に行ったときにその場所を見て、ちゃんと是正できているかどうか確認する。
審査員D:
過去の不適合の是正処置の有効性だね。指摘された時だけの対応になってないかってことね。
審査員B:
私は複数回のマネジメントレビューのPDCAが回ってるかどうかを確認するんですよ。
審査員D:
それはマネジメントシステムのPDCAですよね。
審査員B:
そう。前回のレビューってあるじゃないですか。前回指摘したことがちゃんと今回のレビューで機能しているかどうかとか、次にまた不安がないかといったところは見たほうがいいかなと。
審査員A:
前回で指示事項があることに対してアクションがとられているか。確実に実施されているかという話ですね。これは結構、大変なんだけど。
審査員D:
いつも聞くのはマニュアル以外にマネジメントレビューに相当するものはないかということ。例えば年に1回しかやってないと言うけど、実はもっと他にもやっているでしょうと。毎月の○○会議とか、役員会議とかとの関連を聞いてます。
審査員C:
僕もそれは必ず聞いている。うまく聞き出せれば、形だけのISOのマネジメントレビューと違って本音が出てくるから。
審査員A:
そうそう。本音が出るでしょ、そこで。
審査員C:
見せられなければ強制はしないけど、議事録を見せてもらったりするね。


 

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